Jak zorganizować dużą imprezę w domu? Czyli krótka historia pierwszych urodzin Mai!

Jeśli tak jak my możesz pochwalić się dużą rodziną, to pod hasłem – jak zorganizować dużą imprezę w domu wiesz, że mam na myśli ilości większe niż piętnaście osób!  My ostatnio stanęliśmy przed wyzwaniem zrobienia roczku naszej córuchny, a że wypadł on na tydzień przed Wielkanocą, to podjęliśmy się zrobienia świąt w domu. Początkowo upierałam się w licznych dyskusjach z Mężem, żeby zrobić wszystko jednego dnia. Jednak pomimo, że mieszkanie nie jest malutkie, to jednak metraż w salonie nie zaspokajał potrzeby komfortowego zmieszczenia wszystkich przy stole. Nawet zakładając ładną pogodę i postawiwszy część stołów na tarasie, byłoby ciężko. Już nie wspomnę o wydawaniu herbaty dla takiej ilości osób 😉 Ale do brzegu – ostatecznie imprezę podzieliśmy na dwa dni. Pierwszego dnia rodzeństwo i Rodzice, drugiego – pozostali, acz nie mniej ważni Ciocie i Wujkowie 🙂 

Podzielenie imprezy na dwa dni wbrew pozorom nie ujęło pracy, a dodało. Wiesz – dwa razy więcej sprzątania, rozkładania na stole, dwa razy przygotowywanie obiadu no i dwa torty – żeby każda część Rodziny poczuła się doceniona. Z perspektywy czasu uważam, że podjęliśmy się dosyć karkołomnego wyzwania. Chociaż w sumie nie. Samo w sobie zadanie nie było karkołomne, ale już nałożona na nie praca – a i owszem. Sama jestem sobie winna, bo ja ciągle z sercem na talerzu, stołem zastawionym po brzegi i rękami urobionymi po łokcie, a nawet i barki 🙂 No i przyzwyczaiłam wszystkich dookoła, że od nas raczej do Maca się nie jedzie (raz jedyny podałam tylko ciacho i był płacz i zgrzytanie zębami).

Licząc wszystkich, których zawsze zapraszamy wyszło nas łącznie 32 osoby w tym zaledwie czwórka dzieci w wieku 4 lata i mniej.  Zawsze liczę wszystkich za pewniaka. Nigdy nie zakładam, że ktoś się nie zjawi – uważam, że takie zachowanie byłoby po prostu nie fajne.  Patrząc na tę liczbę mam wielki szacunek do naszych Mam, które robiły wszelkie komunie i chrzciny w domu, bo jak z perspektywy czasu policzyłam, to na mojej komunii było 36 osób, czy jakoś tak… Moja Mama usadzała dorosłych w salonie a dzieci w pokoju dziecięcym – innego wyjścia nie było 😉

Wracając jednak do clou wpisu, czyli odpowiedzi na pytanie – jak zorganizować dużą imprezę w domu?

Na samo rozplanowanie potrzebujesz wbrew pozorom drugie tyle, a czasem nawet więcej czasu niż na przygotowania. Gwarantuję Ci natomiast, że każda minuta spędzona na rozplanowywaniu całego spotkania zaowocuje znacząco zmniejszonym stresem przed samą imprezą.

To o czym ja zapomniałam – to o zrobieniu ładnych zdjęć – stąd tylko kilka fotek z sieci. Przygotowaliśmy wspólnie z Marcinem wiele pięknych rzeczy – od stroików, po słodycze, dobrane kolorystycznie dekoracje. Nawet własnoręcznie przygotowane wianki na stół. Niestety, nie mam tego na fotografiach. Więc jedyne czego żałuję, to brak profesjonalnego fotografa chociaż na godzinkę imprezy. Może warto to przemyśleć by mieć piękną pamiątkę?

Lista gości

Nie bez powodu to właśnie lista gości jest w tym poradniku na pierwszym miejscu. Co by nie mówić, ale od ilości osób na przyjęciu zależy bardzo wiele – zaczynając od ulokowania biesiadników, po charakter spotkania, menu czy nawet godziny trwania przyjęcia. Warto wypisać wszystkie osoby, które chcesz zaprosić – wraz z zaznaczeniem, czy jest to dziecko czy nie. Dlaczego? Bo jeśli dużą część wszystkich zaproszonych stanowić będą właśnie Ci najmłodsi to z pewnością inaczej zaplanujesz zarówno menu, jak i całą imprezę. Ja lubię też mieć ‚czarno na białym’ zaznaczone, czy zaprosiłam daną osobę i czy mam od niej potwierdzenie – stąd na mojej liście znajdziesz takie, a nie inne check boxy.

O tym, że na ważne uroczystości na których bardzo Ci zależy, warto zaprosić gości w sposób jasny i klarowny kilka tygodni wcześniej też warto, żebyś pamiętała 🙂

Koncepcja

Koncepcja (link tutaj), czyli ogólne założenia. Polecam Ci wziąć do ręki kubek gorącej herbaty i przemyśleć kilka podstawowych kwestii, takich jak czas, tematykę przewodnią (jeśli taka Cię w ogóle interesuje), główne pomysły na dania, dekoracje czy atrakcje dla dzieci.  Ja za opracowanie zarysów urodzin wzięłam się jakieś sześć tygodni przed samym spotkaniem. Chodziło tutaj przede wszystkim o zaplanowanie dekoracji, które chciałam zamówić wcześniej, a nawet musiałam, chciałam, żeby doszły na czas, a jeśli już o czasie mowa, to…

Czas.  Zaplanuj dokładną datę spotkania oraz godzinę – wybór tej ostatniej będzie miał jednocześnie wpływ na podane przez Ciebie dania. U nas wpływ na godzinę  miały również drzemki naszych dzieci. Sama data była wiadoma już od wielu miesięcy – pamiętam jak na święta Bożego Narodzenia mówiliśmy wszystkim przy stole, że następne świąteczne spotkanie u nas i tak też się stało 🙂

Tematyka. Bardzo trendy jest w obecnych czasach przygotowywać imprezy tematyczne. I o ile przygotowując np. chrzciny wiemy z góry jak się do tego zabrać, o tyle w przypadku innych imprez wybranie jednej, spójnej tematyki może być nie lada wyzwaniem. Ja poprzestałam na wybraniu kolorów -stanęło na pudrowym różu w małej ilości i srebrze. Jeśli miałabym mówić o wybranym motywie, to niech to będzie motyw gwiazdy. Większość balonów była w tym kształcie, podobnie jak toppery na muffinki, czy girlandy. Jakoś na tę chwilę daleka jestem od przejaskrawionych księżniczek i innych tego typu tandetnych dla mnie dekoracji.

Dekoracje.  Pamiętając o budżecie

Posiłki. Na tym etapie nie chodzi o ostateczne decyzje, ale o zarys menu. Czy planujesz ciepłe posiłki, w jakiej ilości. Ciasta – czy pieczesz, czy zamawiasz. Sałatki, wędliny – podajesz? Zapisz to sobie. To jest też dobry  moment na poszukanie inspiracji w internecie, gazetach czy w innych miejscach i zaznaczenie/zapisanie sobie dań, które Ci się podobają i chciałabyś je zrobić. Na razie tylko tyle.

Budżet. W sumie od tego powinnam zacząć – najtrudniejszy dla mnie temat 😉

Menu – lista dań i przekąsek

Wydawałoby się, że jeżeli lubię gotować, to przygotowanie takiego menu to dla mnie przysłowiowa ‚bułka z masłem’ –  nic bardziej mylnego. Mówiąc szczerze, proces wymyślania menu zajął mi kilka dobrych wieczorów. Zapytasz jak to jest możliwe? Już wyjaśniam. Planując menu na tak ogromną ilość osób, przy jednak ograniczonym budżecie, zależało mi na tym, aby mój plan posiłków spełniał poniższe założenia.

Czasochłonność wsteczna. Wiem, dziwne określenie, ale jakoś inne nie przyszło mi teraz do głowy. Chodzi tutaj o łatwość przygotowania posiłków z wyprzedzeniem – w niektórych przypadkach nawet kilkutygodniowym.  U nas takim daniem przygotowanym już na kilka tygodni przed były mini kluseczki śląskie. Robiłam je partiami, przez bodajże dwa dni (spokojnie, nie całe :)). W sumie ukulałam coś około 700 kluseczek – siiiiiccccc 🙂 Mroziłam je na blaszkach aby się nie posklejały. Potem przed samym wydaniem musiałam je tylko podgrzać.  Wcześniej też przygotowałam pulpeciki (jeśli dobrze pamiętam, to dzień wcześniej, ale spokojnie mogłabym je zrobić jeszcze wcześniej i je po postu zamrozić w podobny sposób, jak kluski.

Łatwość podgrzania i podania.  Generalnie podanie zakąsek, wędlin i sałatek nie robi dużej różnicy. Większość i tak wystawiliśmy na chwilę przed przyjściem gości i tylko zakryliśmy folią spożywczą, żeby nie wysychało. Natomiast czy wiesz co działo się w mojej głowie na myśl o tym, że miałabym na ten przykład stać w kuchni i smażyć pyszniutkie kotlety schabowe dla tylu osób (bo takie prosto z patelni są najlepsze)? Generalnie smażenie ich nawet dla połowy gości, przy otwartej na salon kuchni byłoby z mojej strony samobójstwem. Dlatego planując menu koniecznie weź ten aspekt pod uwagę. U mnie planowanie posunęło się nawet do tego, że na tydzień przed wiedziałam, co w którym garnku będzie podgrzewane i w jakiej kolejności – dzięki temu wiedziałam od kogo mam pożyczyć jaki garnek 🙂

Możliwość przechowywania. I chodzi tutaj zarówno o przechowywanie przed przyjęciem, jak i po. Stąd u mnie na przykład był sos śmietanowo-grzybowy, który po uroczystości po prostu zawekowałam w słoiczkach. Kluski śląskie były już zamrożone i wykorzystałam tylko tyle, ile faktycznie potrzebowałam do podania. Podobnie sytuacja wyglądała z pulpecikami – niewykorzystane wylądowały w zamrażalce.

Ekonomiczność. Celowo nie użyłam tutaj słowa – taniość, a właśnie ekonomiczność. Całe menu z założenia miało być dobre jakościowo, syte, ładnie wyglądające, łatwe do podania, ale też w rozsądnych granicach cenowych. Wszystko pierwszego gatunku, ale z wysokim współczynnikiem jakości do ceny. Pamiętaj, że w założeniu było jedzenie i picie dla trzydziestu dwóch osób, policz sobie ile zwykle kosztuje obiad w knajpie z piciem i pomnóż razy odpowiednią ilość 🙂 Już widzisz, że właśnie ta ekonomiczność była tutaj bardzo istotna. Przy tej ilości osób podanie pulpecików wieprzowo-wołowych zamiast na przykład z sarniny robiło dużą różnicę cenową.

Uwzględniając powyższe założenia udało mi się wreszcie określić co będzie na naszym przyjęciu. Najpierw wypisałam wszystkie dania, które planowałam przygotować, ale już z uwzględnieniem podziału ich rodzaj. Następnie każde, dosłownie każde danie opisałam na oddzielnej kartce – od listy potrzebnych składników, po wykonanie. Możesz pomyśleć „no zwariowała, tylko sobie pracy dołożyła taką pisaniną”, a to tylko pozory. Te karteczki to było dla nas mega ułatwienie  – od przygotowania listy zakupów, po późniejsza pracę nad przygotowaniem wszystkiego. A jeśli już mowa o liście zakupów 🙂

Szablon do przygotowania menu możesz pobrać klikając POBIERZ MENU. 

Szczegółowa lista zakupów

To był armagedon, serio! Jak zaczęłam przeglądać przepisy i zastanawiać się nad tym, ile rzeczy trzeba będzie kupić, to złapałam się za głowę. Metodą prób i błędów doszłam do satysfakcjonującego mnie rozwiązania.  Na oddzielnej kartce wypisywałam rzeczy do kupienia z w sumie siedmiu kategorii i w ten sam sposób podzieliłam listę zakupów dostępną do ściągnięcia w tym miejscu 🙂

• Warzywa
• Owoce
• Nabiał
• Mięsny
• Napoje
• Chemia i inne
• Dekoracje

Listę w takiej formię najpierw przygotowałam „na brudno” po to, aby później już finalną wersję mieć gotową do zakupów.

Skąd taki właśnie podział? Po kilku latach uczenia się najlepszej techniki wykorzystywania męskich umiejętności do dokonywania zakupów doszłam prawie do perfekcji z przygotowywaniem takich właśnie list dla Pana Męża 🙂 Doszłam nawet do tego, że wiedząc w którym sklepie będzie robił zakupy – listę układałam nie tylko ww kategoriami, ale również kolejnością alejek jakie są w danym sklepie. Uwierz mi – pomogło! W tym momencie mój Mąż robi naprawdę fajne zakupy – nawet wypatrując promocji na rzeczy, których na liście nie ma!

Jak wyglądało moje uzupełnianie tej listy? Brałam przepis na każde danie do ręki i wpisywałam w odpowiednie kategorie co i ile czego potrzebuje. Możesz uwierzyć lub nie, ale samych jajek wyszło nam, jeśli mnie pamięć nie myli – 160! No zebrało się ich z małych ziarenek najwięcej – wiesz, tutaj 10 do serniczka, tutaj pięć do sałatki itp, itd i TADAM!

Ostatecznie lista wyszła bardzo długa, ale z ręką na sercu powiem Ci, że chyba pierwszy raz obyło się u nas bez szybkiej akcji na chwilę przed – „Jeeeeeeeeezuuu, leć po śmietanę, bo nie mam ;D”. To jedna, ta ważniejsza strona medalu. Jest też druga – dzięki takiej organizacji, po imprezie nie zostało nam nic czego nie moglibyśmy zagospodarować. Natomiast to, że ostro przegięłam z ilością jedzenia –  to fakt z którym ciężko jest mi w tym momencie dyskutować 🙂

Lista rzeczy do zrobienia

Bo  najważniejsza jest zawsze dobra organizacja – dobrze rozplanowane działanie to zdecydowanie to, co tygryski lubią najbardziej 🙂 Podziel sobie swoje zadania w zależności od terminów. Ważne, żebyś nie pomijała chociażby najdrobniejszego kroku – nawet wyłożenie wędlin na półmiski powinno się na niej znaleźć. Zgodnie z zasadą „ziarnko do ziarnka” takie właśnie z pozoru krótkie i nieabsorbujące czynności ważą na ostatecznym wyrobieniu się w czasie.

Wydrukuj sobie listę stąd – Lista rzeczy TO DO. Teraz rozdziel sobie zadania od tych, które możesz wykonać wcześniej, po dekorację (jeśli zamawiasz przez internet, musisz wziąć pod uwagę czas dostawy), czy nawet zakupy.

Ja planując zakupy rozdzieliłam je sobie na trzy części. Oddzielnie i dużo wcześniej zamawiałam dekorację. W drugiej turze kupowałam składniki na rzeczy do zamrożenia oraz mięsa. Trzecia – ta największa, pozostawiona została na koniec. Ja osobiście zdecydowałam się na zrobienie tej partii zakupów poprzez e-zakupy. Z kilku powodów uważam tę decyzję za wręcz idealną:

• zakupy „wyklikałam” już dwa tygodnie przed imprezą – dzięki czemu uniknęłam problemów z dostępnością terminu dostawy (przypomnę tylko, że urodziny Majki były w Wielkanoc – więc w bardzo oblegany czas zakupowy)
• uniknęłam kilkugodzinnego chodzenia po sklepie (w sumie niewiele mniej spędziłam robiąc je przez neta, ale nadal siedziałam wygodnie na kanapie, a nie pchałam ciężki wózek
• sądząc po ilości zakupów jakie do nas w ostateczności przyszły – pchalibyśmy co najmniej dwa wózki targając jednocześnie dwójkę dzieci ze sobą – no zabawa na całego 😀
• najważniejsze dla mojego Kochanego Męża – nie musiał tego dźwigać – samych napojów były ze cztery zgrzewki plus soki i mleka z zapasem na cały miesiąc 😀

Do listy zadań naprawdę się przyłóż. Postaraj się nie pozostawiać niczego przypadkowi. Powiedzenie „jakoś to będzie”, może naprawdę skutecznie napsuć nerwów zarówno Tobie, jak i współbiesiadnikom. Dokładne rozplanowanie zadań pozwoli Ci uzyskać kontrolę nie tylko nad czasem, ale również nad swoimi nerwami. Przy planowaniu nie zapomnij o sobie! Umów sobie fryzjera, lub kosmetyczkę w odpowiednim czasie. W dzień imprezy ładnie się ubierz i naszykuj – nie zostawiaj siebie na koniec.

Nie zapomnij o najważniejszym!

Przede wszystkim liczy się szczery uśmiech i dobra atmosfera! Jeśli do tego dojdą pozytywnie nastawieni ludzie – to już masz sukces w garści. Dzięki temu, że przysiądziesz do przygotowań wcześniej – powinnaś móc chociaż trochę „wrzucić na luz” i po prostu cieszyć się spotkaniem. Głównym sponsorem udanej imprezy jest uśmiechnięta Pani domu 🙂 Nie dajmy się jednak zwariować – jeśli napotkasz na foszący się opór  wiecznie niezadowolonych jednostek – miej w głowie jedną myśl – zawsze znajdzie się ktoś, komu coś nie będzie pasowało, a w tak dużym gronie o to dużo łatwiej.

Udanego imprezowania!

Gosia